Politique de confidentialité relative au site web

Utilisation de fichiers témoins (cookies)

Ce site ne place aucun fichier témoin (cookie) permanent sur les disques durs des ordinateurs des visiteurs. De plus, aucun renseignement personnel n’est recueilli à moins d’un consentement préalable de l’internaute.

Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de vous identifier personnellement. Elles ne sont recueillies qu’en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet et sont utilisées à des fins statistiques.

Information transmise automatiquement

Vous devez savoir que dès votre accès au site frigoeastman.org, un échange d’information s’effectue, automatiquement et sans que vous ayez à intervenir, entre votre ordinateur et le serveur du site du Frigo. L’information suivante, qui ne vous identifie pas personnellement, est alors échangée :

• le nom de domaine Internet et votre adresse IP;

• le type de navigateur et de système d’exploitation employés pour accéder à notre site;

• la date et l’heure auxquelles vous accédez à notre site;

• les pages que vous visitez;

• et si vous atteignez notre site à partir d’un autre site, l’adresse de ce site (site référent).‍

Cet échange d’information est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible à l’équipement informatique que vous utilisez. Le Frigo conserve par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites de référencement et le pays d’origine des internautes.

Liens vers d’autres sites

Notre site propose des liens vers des sites tiers (par exemple, ceux de nos partenaires). Le cas échéant, noter que les renseignements échangés ne sont pas assujettis à notre politique de confidentialité mais à celle du site lié.

Politique de gestion des renseignements personnels,
de confidentialité et de traitement des plaintes

1. Contexte ‍ ‍

La Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels a apporté des modifications importantes à plusieurs encadrements légaux créant de nouvelles obligations aux entreprises telles que le Frigo communautaire Eastman.

2. Objectifs

La présente Politique a pour objectif d’affirmer l’engagement du Frigo communautaire Eastman à l’égard de la sécurité des renseignements personnels, quels que soient le support ou les moyens de communication. Elle convient donc de veiller à ce que ceux-ci soient accessibles aux personnes autorisées, mais qu’ils demeurent confidentiels en limitant leur divulgation et leur utilisation.

3. Cadre légal

La présente Politique s’inscrit principalement dans un contexte régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

4. Définitions

La Loi
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

La Politique
La Politique de gestion des renseignements personnels, de confidentialité et de traitement des plaintes.

Le Frigo communautaire Eastman
Le Frigo communautaire Eastman et ses composantes c’est-à-dire les soupers tissés serrés, les ateliers et les activités culinaires.‍ ‍

Renseignement personnel
Tout renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Renseignement personnel sensible
Un renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, en raison de sa nature (médicale, biométrique ou autrement intime) ou du contexte de son utilisation.

Incident de confidentialité
L’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel. Il peut aussi s’agir de la perte ou de toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.‍‍ ‍

5. Champ d’application

La présente Politique s’adresse aux membres du conseil d’administration, aux membres des comités de gestion et d’opérations, aux responsables, plus généralement, à toute personne qui aurait accès à des renseignements personnels au sein du Frigo communautaire Eastman.

6. Énoncés de principes généraux

6.1 Collecte des renseignements personnels

Le Frigo communautaire Eastman recueille les renseignements personnels nécessaires au fonctionnement de ses activités tels que le prénom, le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et la ville de résidence. Il ne collecte aucun renseignement personnel considéré comme sensible.

Il s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. Ceux-ci lui sont communiqués essentiellement :

• Via les plateformes Drive, Stripe;

• Par courriel.

Le site Web du Frigo communautaire Eastman n’intègre pas de fichier de témoins (cookies) permanent dans les ordinateurs des visiteurs. Cependant, un fichier de témoins temporaire est utilisé pour optimiser certaines fonctionnalités.

Aucune donnée de navigation n’est recueillie.  Les adresses IP des personnes qui visitent le site Web ne sont pas conservées.

Lorsqu’une plateforme, telle que Stripe, est utilisée par le Frigo communautaire Eastman, les renseignements échangés sur celle-ci ne sont pas assujettis à la présente Politique, mais à celle de cette plateforme.

Lorsque le site Web du Frigo communautaire Eastman propose un hyperlien vers un autre site, les renseignements échangés sur celui-ci ne sont pas assujettis à la présente Politique, mais à celle de ce site. ‍

6.2 Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels permettent au Frigo communautaire Eastman d’organiser ses activités et de communiquer avec les membres. Leur accès est limité à certains membres du conseil d’administration et des comités de gestion et d’opération ainsi qu’aux responsables.‍

6.3 Conservation des renseignements personnels

Le Frigo communautaire Eastman conserve sécuritairement les renseignements personnels collectés, et ce, tant et aussi longtemps qu’une personne est active dans l’organisation ou risque de le redevenir dans un avenir prévisible.‍

6.4 Communication des renseignements personnels

Aucun renseignement personnel n’est communiqué à un tiers. Pour toutes autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, chaque personne concernée doit donner son consentement.‍

6.5 Destruction des renseignements personnels

Lorsque la détention d’un renseignement personnel n’a plus de pertinence, le Frigo communautaire Eastman détruit l’information. Cependant, il peut aussi l’anonymiser, en retirant les mentions permettant d’identifier une personne, s’il souhaite conserver des éléments pour d’autres fins.‍ ‍

7. Obligation des utilisateurs

Toute personne impliquée dans le Frigo communautaire Eastman a l’obligation de protéger les renseignements personnels mis à sa disposition.‍

Les membres du Frigo communautaire Eastman autorisés à utiliser des renseignements personnels tirés des plateformes Drive ou Stripe s’assurent que le traitement de ces renseignements est conforme à la présente Politique.

8. Responsable de l’application

La personne secrétaire du Frigo communautaire Eastman est responsable de l’application de la présente Politique. À cet égard, elle veille à ce que toutes les personnes concernées soient sensibilisées à la sécurité des renseignements personnels, aux conséquences d’une atteinte à leur sécurité ainsi qu’à leur rôle et leurs obligations en la matière.

La personne secrétaire peut être rejointe à l’adresse courriel suivante : frigoeastman@gmail.com.

9. Plainte

Toute personne peut avoir accès à ses renseignements personnels, les mettre à jour, les faire rectifier en s’adressant à un membre du comité de gestion et d’opérations. Elle peut également porter plainte si une situation lui paraît incompatible avec la Politique ou avec la Loi.

Voici les étapes de traitement d’une telle plainte.

Bénévole et usager.ère :

Étape 1 – Formuler une plainte écrite ou verbale au comité opérationnel : 

Le plaignant doit communiquer par courriel à frigoeastman@gmail.com avec la responsable des communications du comité opérationnel pour obtenir le formulaire plainte à compléter et lui retourner. Votre plainte sera étudiée lors de la prochaine assemblée du comité opérationnel. La responsable des communications vous fera parvenir la proposition du comité opérationnel sur les actions qu’il entreprendra pour corriger la situation. 

Bénévole :

Étape 2 – Communiquer avec votre responsable par courriel ou téléphone pour échanger sur la situation

Étape 3 - Rencontrer votre responsable et tenter de résoudre le différend 

Étape 4 – Formuler une demande de révision au conseil d’administration si nécessaire  

Si l’insatisfaction persiste, le plaignant doit communiquer par courriel avec la secrétaire du conseil d’administration du Frigo communautaire Eastman pour obtenir le formulaire de demande de révision, le compléter et le lui retourner. Votre plainte sera étudiée par le conseil d’administration dans un délai de six semaines. S’il y a lieu, la secrétaire fera parvenir la résolution du conseil d’administration au plaignant.

10. Incidents de confidentialité

Le Frigo communautaire Eastman avise toute personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité. Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, elle avise, avec diligence, la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Frigo communautaire Eastman tient un registre des incidents de confidentialité. À la demande de la Commission d’accès à l’information du Québec, une copie de ce registre lui est remise.

Le Frigo communautaire Eastman peut transmettre à toute autorité judiciaire les renseignements qui le portent à croire qu’une infraction à la loi a été commise.

11. Diffusion

La personne secrétaire du Frigo communautaire Eastman, assistée des membres du conseil d’administration, des membres des comités de gestion et d’opérations et des responsables, s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique. ‍